Aplikasi ERP: Definisi, Fungsi dan Kegunaanya untuk Perusahaan

Pada sebuah perusahaan, diperlukan aplikasi tertentu untuk memudahkan kegiatan bisnis di dalamnya sehingga lebih efisien dan sistematis. Salah satunya adalah dengan memanfaatkan aplikasi ERP (Enterprise Resource Planning).

Melalui aplikasi tersebut, sebuah perusahaan bisa lebih mudah dalam membuat perencanaan bisnis dan menggunakan sumber daya yang tersedia secara optimal. Mulai dari sumber daya manusia (SDM), akuntansi, aspek finansial dan lain sebagainya.

Baca juga: Perbedaan Untung Rugi CBDC dan Cryptocurrency

Penggunaan aplikasi ERP sendiri dianggap mampu meningkatkan efisiensi bisnis sehingga berpotensi mendatangkan keuntungan secara maksimal. Untuk mengetahui lebih jauh tentang apa itu aplikasi ERP, fungsi serta keunggulannya, silakan simak baik-baik informasi berikut.

Pengertian dan Sejarah ERP (Enterprise Resource Planning)
ERP yang merupakan akronim dari Enterprise Resource Planning adalah sebuah konsep yang diterapkan dalam perusahaan dan bertujuan untuk meningkatkan efisiensi pekerjaan serta layanan yang diberikan oleh perusahaan. 

Baca juga: Indonesia Satu untuk Satu Indonesia

ERP sendiri dikenal sebagai salah satu teknologi yang pertama kali diciptakan oleh Gartner. Adapun tujuannya adalah untuk mendeskripsikan perencanaan, baik untuk kebutuhan material maupun sumber daya manufaktur. Adapun alasannya adalah untuk meningkatkan kemampuan serta daya saing bisnis.

Hingga akhirnya pada tahun 1990, konsep ERP ini mulai dikenal luas dan menjadi sebuah sistem teknologi yang memiliki banyak manfaat. Terutama dalam bidang manajemen dan operasional perusahaan yang di dalamnya meliputi kegiatan teknis dan fungsional serta memadukan aspek SDM.

Baca juga: Tips Merubah Skripsi, Tesis, dan Disertasi Menjadi Artikel Jurnal yang Menarik

Biasanya sistem ERP ini digunakan untuk menangani berbagai kegiatan di perusahaan. Mulai dari proses manufaktur, inventory, logistik, invoice dan kegiatan lainnya yang berkaitan dengan sistem akuntansi perusahaan.

Cara Kerja Aplikasi ERP Open Source
Sebelumnya telah sedikit disinggung mengenai penggunaan sistem ERP dalam kegiatan perusahaan, lantas bagaimana cara kerjanya? Perlu diketahui bahwa dalam perencanaan perusahaan terkait dengan sumber dayanya menggunakan database yang terpusat untuk menyederhanakan alur kerja.

Baca juga: 5 Tips Memaksimalkan Aktivitas Marketing Melalui WhatsApp

Pada sistem ERP ini biasanya terdapat dashboard yang memungkinkan penggunanya untuk mengetahui data secara real time dari seluruh kegiatan bisnis. Tujuannya adalah untuk memudahkan dalam pengukuran profitabilitas maupun produktivitas perusahaan.

Sebagai contoh, dalam menerima pesanan konsumen melalui sistem ERP maka secara otomatis informasi pesanan akan dikirimkan ke pusat distribusi sehingga pesanan yang masuk bisa diselesaikan tepat waktu. Dengan begitu maka kegiatan bisnis bisa lebih efektif dan efisien.

Baca juga: 5 Manfaat Aplikasi Gudang yang Bisa Bantu Bisnis Berkembang, Apa Saja?

Tanpa adanya sistem ERP maka data atau informasi biasanya bersifat tertutup sehingga tidak bisa diakses oleh seluruh departemen. Namun dengan adanya sistem ERP open source ini maka informasi dan data yang dibutuhkan bisa diakses dan dibagikan ke seluruh departemen.

Keunggulan Aplikasi ERP bagi Perusahaan
Biasanya pada perusahaan yang tidak menggunakan sistem ERP akan memanfaatkan database yang terpisah sesuai dengan unit kerjanya masing-masing. Misalnya database untuk HR atau SDM, database pemasaran, purchasing, finance dan lain-lain yang memiliki database sendiri.

Dengan database yang terpisah tersebut, maka bisa menimbulkan ketidaksesuaian data antara satu departemen dengan lainnya sehingga cenderung sulit untuk dikelola. Sementara sistem ERP sendiri akan mengintegrasikan semua data tersebut sehingga pengelolaannya jauh lebih efektif dan efisien.

Adapun keunggulan dari penggunaan aplikasi ERP adalah:

• Akurasi Data dan Integrasi Bisnis lebih Optimal
  Pada dasarnya pada sistem ERP ini terdiri dari beberapa jenis modul serta sub modul yang digunakan untuk komponen bisnis tertentu. Sebagai contoh, jika memasukkan data pada modul penerimaan maka secara otomatis modul persediaan dan pembayaran diperbaharui.
  Pembaharuan data tersebut terjadi secara real time sesuai waktu transaksi. Selain itu, data hanya perlu dimasukkan satu kali dan melalui database yang terpusat sehingga akurasi data akan lebih terjamin dan terintegrasi.
• Efektivitas Perencanaan dan Manajemen Sistem Informasi
  Pada sistem ERP terdapat beberapa jenis alat pendukung yang bisa dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan secara tepat. Diantaranya berupa alat perencanaan serta alat simulasi yang memungkinkan untuk pemanfaatan sumber daya secara lebih efektif.
• Efisiensi dan Produktivitas Perusahaan Meningkat dengan Aplikasi ERP
  Keunggulan aplikasi ERP lainnya tentu saja berkaitan dengan efisiensi dan produktivitas perusahaan yang meningkat. Ya, dengan adanya sistem ERP tersebut berbagai kegiatan dan operasional perusahaan bisa dilakukan secara efisien sehingga lebih menghemat waktu.
• Standarisasi Prosedur
  Perlu diketahui bahwa aplikasi ERP pada perusahaan ini penerapannya didasarkan pada praktik internasional perusahaan sehingga mampu menciptakan prosedur yang lebih terstruktur dan terstandar dengan baik.

• Data Perusahaan lebih Aman
  Meskipun dalam menggunakan sistem aplikasi ERP ini seluruh divisi bisa mengakses dengan mudah, namun semua jalan akses tetap bisa dimonitor secara terpusat. 

  Baca juga: 7 Manfaat Menggunakan Aplikasi Presensi Kehadiran untuk Perusahaan

  Dalam hal ini ada peran admin yang akan memberikan akses terbatas sehingga tidak semua data bisa diakses.

  Terutama untuk jenis data dan informasi yang memang sifatnya penting dan rahasia. Selain itu, data aktivitas pengguna juga bisa dilihat melalui aplikasi tersebut. Dengan demikian maka data perusahaan akan lebih aman.

Manfaat dan Fungsi Aplikasi ERP
Secara umum aplikasi ERP berfungsi untuk menyederhanakan dan mengintegrasi sistem maupun proses bisnis di perusahaan dengan standarisasi di dalamnya. Integrasi proses bisnis yang dimaksud dalam hal ini meliputi sumber daya manusia (SDM), sumber finansial serta distribusi.

Bisa dikatakan bahwa sistem ERP ini memiliki peran yang cukup penting dalam kegiatan teknis dan operasional perusahaan. Hal ini tidak terlepas dari fungsi sistem ERP sendiri yang diantaranya akan dijelaskan pada poin-poin berikut ini.

• Menghemat Biaya Operasional
  Dengan menerapkan sistem ERP maka perusahaan akan lebih menghemat biaya operasional. Hal ini terjadi karena aplikasi tersebut mampu bekerja secara cepat dan otomatis sehingga perusahaan tidak perlu membayar pekerja untuk mengerjakannya secara manual.
• Menyederhanakan Alur Kerja dan Operasional
  Aplikasi ERP memiliki peran penting dalam menyederhanakan alur kerja maupun operasional perusahaan. Karena masing-masing divisi sudah terhubung dengan sistem database yang terpusat sehingga informasi mudah diakses dan dibagikan oleh siapa saja yang membutuhkan.
• Menciptakan Kolaborasi Antar Divisi
  Sebelumnya telah dijelaskan bahwa penggunaan sistem ERP akan membuat alur kerja dan operasional perusahaan semakin sederhana. Selain itu, penggunaan aplikasi ini juga memungkinkan masing-masing divisi untuk berkolaborasi sehingga lebih efektif dan efisien.
• Membuka Peluang Bisnis di Masa Depan
  Data dan informasi yang dilaporkan pada aplikasi ini sifatnya real-time, lengkap dan akurat sehingga cukup efektif membantu manajemen untuk melakukan perencanaan bisnis dan mengembangkan perusahaan di masa yang akan datang.

Contoh Aplikasi ERP Terpercaya dan Keunggulannya
Saat ini banyak perusahaan yang telah menerapkan sistem ERP dalam kegiatan operasionalnya sehingga bisa meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan. Untuk penggunaaan aplikasi yang berkualitas, maka Anda bisa mempercayakannya kepada aplikasi ERP cloud dari Mekari.

Baca juga: Diskus Kompetensi: PK-5 Naik Kelas, Peran Kolaborasi Menuju UMKM Kreatif

Produk aplikasi ERP ini sudah digunakan oleh lebih dari 35 ribu perusahaan ternama karena mampu mengoptimalkan proses dan kegiatan bisnis dalam perusahaan. Adapun keunggulan yang ditawarkan oleh aplikasi ini antara lain adalah:

• Memberikan Solusi yang Terintegrasi
  Dengan menggunakan aplikasi yang sudah terpercaya, perusahaan bisa memaksimalkan kegiatan bisnis melalui sistem yang sudah terintegrasi dengan baik.
• Keamanan Data Lebih Terjamin
  Untuk tingkat keamanan data lebih terjamin karena aplikasi ERP ini sudah mengantongi sertifikasi ISO 27001 yang kredibilitasnya setara dengan bank. Jadi meskipun termasuk aplikasi open source namun tidak semua informasi bisa diakses, sehingga lebih aman.
• Fleksibel
  Aplikasi ini bisa digunakan secara fleksibel dan disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing divisi di dalam perusahaan. Selain itu, penggunaan aplikasi juga bisa disesuaikan dengan budget sehingga lebih hemat biaya.
• Penyimpanan di Cloud
  Seluruh divisi di perusahaan bisa dengan mudah mengakses informasi dan data yang dibutuhkan kapan saja dan di mana saja. Hal ini dikarenakan penyimpanan pada sistem ERP ini ada di Cloud.
• Sistem Otomatisasi 
  Semua data dan informasi akan diperbaharui secara otomatis sesuai dengan data yang masuk secara real-time. Hal ini akan menurunkan resiko terjadinya human error serta mengurangi proses manual yang cenderung menyita waktu dan biaya.

Macam-macam Aplikasi ERP
Penggunaan produk aplikasi pada sistem ERP ini bisa disesuaikan dengan divisi yang ada di perusahaan. Mulai dari divisi HR, Finance dan Pajak, hingga divisi Sales dan Support. Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah contoh aplikasi ERP yang digunakan di perusahaan:

• Mekari Talenta untuk Tim HR
  Aplikasi ini sangat berguna untuk proses otomasi sistem payroll secara lebih efisien dan akurat. Karena perhitungan payroll, sinkronisasi data HR dan proses distribusinya dilakukan secara otomatis.

  Diantaranya meliputi sinkronisasi otomatis pada absensi, cuti, data lembur, hingga perhitungan payroll.

  Selain itu juga kalkulasi otomatis pada JHT, pajak penghasilan, serta BPJS. Termasuk untuk keperluan transfer gaji ke ribuan karyawan dan akun bank yang berbeda kapan saja.

  Baca juga: Alasan Mengapa Pajak Sangat Penting untuk Bayar Pajak Online

• Mekari Jurnal untuk Finance dan Pajak
  Aplikasi ini juga sangat efektif untuk sistem akuntansi perusahaan karena mudah digunakan dan akurat.

  Dengan begitu pengelolaan keuangan di perusahaan akan lebih praktis dan efisien. Mulai dari pembukuan keuangan secara otomatis hingga mengontrol transaksi keuangan.

  Selain itu bisa secara langsung melakukan rekonsiliasi rekening bank dalam 1 platform. Bahkan untuk format laporan keuangan yang dihasilkan sudah sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku di Indonesia dan bisa didownload kapan saja.

• Mekari Qontak untuk Sales dan Support
  Sistem software ini juga mampu mengoptimasi proses penjualan maupun pelayanan secara optimal. Dengan adanya integrasi pada berbagai saluran maka hal itu akan meningkatkan produktivitas tim.

  Melalui notifikasi massal serta pengiriman WA blast maka hal itu akan membuat perusahaan tetap terhubung dengan konsumen. Penggunaan aplikasi juga akan memudahkan dalam mengatur dan membagikan pesan secara otomatis ke tim.

  Baca juga: 5 Tips Mudah Membuat Ruang Laundry Minimalis Agar Tidak Sempit

  Selain itu, juga lebih mudah untuk melakukan monitor performa serta kepuasan konsumen terhadap produk dan layanan yang disediakan. Dan yang lebih menguntungkan lagi, tersedia layanan pesan tanpa batas selama 24 jam menggunakan chatbot AI sesuai kebutuhan.

Dari beragam keunggulan penggunaan sistem ERP di atas, maka dapat disimpulkan bahwa aplikasi ERP memiliki peran dan fungsi yang sangat penting dalam aktivitas bisnis dan operasional perusahaan. Oleh karena itu, penggunaan sistem ERP pada kegiatan bisnis sangat dianjurkan.

Untuk mengetahui lebih jauh tentang cara kerja dan mekanisme pada aplikasi ini maka sebagai langkah awal bisa download aplikasi ERP gratis.

Melalui demo tersebut Anda akan mendapatkan gambaran mengenai penggunaan aplikasi secara lebih detail. Info selengkapnya hubungi https://mekari.com/.