Cerdas Berbisnis dengan Menggunakan Software Akuntansi

JAKARTA - Ada banyak software akuntansi gratis yang bisa kita temukan di Google. Software akuntansi atau software manajemen keuangan merupakan aplikasi yang bisa kita manfaatkan untuk mengelola dan mengontrol keuangan bisnis.

Sistem perangkat lunak yang satu ini wajib dimiliki oleh perusahaan baik UMKM maupun perusahaan besar.

Baca juga: 9 Cara Merawat Aki Mobil Agar Tidak Mudah Soak

Pasalnya, seringnya ada kekeliruan laporan keuangan di mana ditemukan beberapa data yang sulit untuk ditelusuri.

Semenjak hadirnya software akuntansi ini maka pekerjaan para akuntan akan jadi lebih ringan namun tetap menghasilkan data keuangan yang akurat. Untuk lebih jelasnya, yuk kenali software akuntansi lebih dalam lagi untuk kelancaran bisnis kita.

Baca juga: Diskus Kompetensi: PK-5 Naik Kelas, Peran Kolaborasi Menuju UMKM Kreatif

Apa itu software akuntansi

Software manajemen akuntansi merupakan nama lain dari software akuntansi  adalah sistem perangkat lunak dalam bentuk aplikasi yang dirancang untuk memudahkan kerja seorang akuntan.

Misalnya saja dalam membuat laporan laba-rugi perusahaan, cash flow, neraca keuangan hingga laporan keuangan akhir tahun akan jauh lebih mudah dibuat saat kita menggunakan software akuntansi.

Baca juga: 7 Tips Melakukan Update Barang Persediaan Barang Inventaris Kantor dengan Mudah

Sebab, fitur-fitur yang umumnya ada pada software akuntansi meliputi transaksi pembelian, transaksi penjualan, pembayaran gaji karyawan, laporan dan data-data penting lainnya yang berkaitan dengan pembukuan pelaporan keuangan perusahaan sangat membantu kita dalam melihat track record transaksi perusahaan.

Apakah data pada software akuntansi akurat? Tentu saja data transaksi pada software akuntansi terjamin keakuratannya karena seluruh data keuangan di dalam aplikasi keuangan bersifat real-time.

Baca juga: 2022 Land Rover Defender - Capable and Utility

Artinya adalah seluruh transaksi, baik transaksi penjualan, pembelian, transaksi produk, hingga transaksi reimbursement karyawan akan tercatat langsung di dalam jurnal keuangan yang terupdate saat itu saja.

Dengan begitu, proses perhitungan saat membuat pembukuan keuangan akan otomatis akan lebih cepat, hanya tinggal menelusuri track record atau transaksi keuangan perusahaan di dalam aplikasi tersebut.

Baca juga: Pengelolaan Absensi Manual vs Pengelolaan Absensi Online Berbasis Web dan Mobile, Mana yang Cocok bagi Perusahaan?

Salah satu software akuntansi adalah Spenmo. Selain fitur-fitur dasar yang wajib ada pada software akuntansi, Spenmo memiliki fitur tambahan yang belum tentu dimiliki software akuntansi lainnya.

Salah satunya adalah mengubah kartu kredit Anda menjadi uang tunai yang bisa digunakan untuk membayar kebutuhan perusahaan.

Caranya pun cukup mudah, dengan melakukan top-up pada Spenmo account menggunakan kartu kredit Anda.

Saldo yang sudah di-top-up tersebut bisa kita gunakan untuk membayar tagihan listrik, membayar gaji karyawan, atau membayar reimbursement karyawan dan masih banyak lagi.

Melihat begitu penting peran software manajemen keuangan ini tentu membuat para pengembang aplikasi ini terus melakukan upaya-upaya pembaruan aplikasi dengan fitur-fitur yang semakin memudahkan kita dalam mengelola keuangan perusahaan.

Baca juga: Diskusi Kompetensi: Masa Depan LPK, LKP, BLK, dan LSP

Mengapa penting menggunakan software akuntansi dalam mengelola bisnis?

Masalah utama yang sering terjadi setiap membuat laporan keuangan adalah kita kesulitan dalam menelusuri transaksi keuangan, khususnya sulit menemukan faktur pembayaran atau bukti pembayaran lainnya karena faktor kelalaian manusia.

Namun, dengan mulai memanfaatkan software akuntansi yang bisa dengan mudah kita jumpai di Google, maka kita bisa merasakan beberapa manfaat dari penggunaan software ini.

1. Memaksimalkan produktivitas tim finansial

Dalam menyusun laporan keuangan, pekerjaan tim finansial jadi lebih mudah karena software akuntansi memiliki rekam transaksi keuangan perusahaan lengkap, mudah ditemukan, dan mudah dipahami.

Sehingga, pada akhirnya tim finansial tidak memerlukan waktu yang terlalu lama dalam menyusun laporan keuangan seperti neraca keuangan, laporan laba-rugi, hingga laporan keuangan akhir tahun. Dengan begitu, produktivitas tim finansial jadi lebih maksimal.

2. Bisa menekan budget perusahaan

Apabila kita masih menerapkan sistem manual dalam penyusunan laporan keuangan, maka tidak heran bila kita membutuhkan lebih dari satu orang di dalam tim finansial.

Baca juga: Aplikasi Gaji Karyawan Terbaik Talenta by Mekari

Secara tidak langsung kita akan membayar gaji karyawan pada tim finansial sebanyak 4 orang, bila ada 4 orang di dalam satu tim finansial.

Lain halnya bila kita memanfaatkan software akuntansi, maka pekerjaan yang tadinya dikerjakan oleh 4 orang akan dengan mudah dikerjakan oleh 1-2 orang saja.

Jadi, kita bisa lebih irit dan menekan budget untuk menggaji karyawan.

3. Meminimalisir human error dan lebih cepat

Salah dalam menginput data keuangan merupakan hal yang paling tidak disukai oleh pemilik bisnis. Sekecil apapun kesalahan dalam menginput data, seperti kurang menambahkan 0 pada Rp300.000 tentu akan berdampak pada masalah lainnya di luar masalah keuangan.

Kemajuan perusahaan jadi terhambat karena harus menyelesaikan masalah di luar keuangan tersebut yang padahal problemnya hanya kurang menambahkan angka 0.

Baca juga: Aplikasi ERP: Definisi, Fungsi dan Kegunaanya untuk Perusahaan

Untuk menghindarinya, kita bisa coba untuk menggunakan software akuntansi dalam mengelola keuangan bisnis.

Seluruh data keuangan pada laporan keuangan di software akuntansi telah terjamin validasinya dengan tingkat kesalahan yang sangat rendah, bahkan 0%.

Jadi, kita bisa terhindar dari human error. Membaca laporan keuangan jadi lebih cepat dan proses membuat perencanaan bisnis berdasarkan laporan keuangan bisa lebih cepat pula. Hasil akhirnya tentu pengembangan bisnis jadi terlaksana lebih cepat.

4. Data keuangan perusahaan tersimpan dengan aman

Seluruh data perusahaan, baik data penjualan, data karyawan hingga data keuangan dan riwayat transaksi perusahaan akan tersimpan aman di dalam software akuntansi.

Pasalnya, untuk mengakses seluruh data tersebut dibutuhkan kode atau sandi di mana hanya pemilik bisnis dan karyawan yang ditunjuk yang hanya bisa mengaksesnya.

Baca juga: Serba Serbi Software Pembukuan Keuangan: Definisi, Fitur dan Manfaatnya untuk Bisnis

Fitur-fitur yang harus ada di software akuntansi

Baik software akuntansi online gratis maupun berbayar umumnya memiliki beberapa fitur wajib di bawah ini.

1. Fitur laporan keuangan

Hampir seluruh software akuntansi memiliki fitur laporan keuangan ini. Namun, setiap software biasanya memiliki fitur yang berbeda-beda. Sebaiknya, kita memilih software akuntansi yang memiliki fitur laporan keuangan terlengkap.

Misalnya saja, software akuntansi yang kita pilih memiliki fitur akuntansi double entry, fitur laporan laba-rugi, arus kas, laporan jurnal, dan laporan atau pembukuan keuangan untuk periode tertentu.

Selain itu juga, software akuntansi sebaiknya dilengkapi dengan fitur kemampuan analisis kondisi keuangan terkini dan akuntansi akrual.

2. Fitur untuk mengelola utang-piutang perusahaan

Fitur khusus untuk mengelola utang-piutang perusahaan berkaitan erat dengan kegiatan faktur dan transaksi perusahaan.

Baca juga: 5 Tips Mudah Membuat Ruang Laundry Minimalis Agar Tidak Sempit

Aplikasi keuangan atau aplikasi akuntansi harus memiliki fitur yang bisa membuat pengelolaan faktur dan transaksi perusahaan jadi lebih mudah untuk dilihat riwayatnya.

Kita juga bisa mengelola tagihan perusahaan ataupun tagihan klien dan partner kerja. Untuk mengetahui klien atau partner kerja mana saja yang memiliki utang kepada perusahaan kita bisa kita lihat riwayat transaksinya.

Sementara itu, fungsi reminder dan pembayaran terjadwal juga dibutuhkan. Dengan begitu, kita jadi tidak terlambat membayar sejumlah tagihan.

Bahkan, memungkinkan untuk melakukan pembayaran yang terjadwal terhadap klien atau partner kerja tertentu dengan jumlah nominal yang sudah ditetapkan dan waktu pengiriman dana yang sudah disetting.

3. Fitur budgeting untuk mengelola laba-rugi

Fitur selanjutnya adalah untuk mencatat seluruh perencanaan dan laporan anggaran bersisa atau tak bersisa setiap periode laporan keuangan, khususnya laporan laba-rugi.

Baca juga: 7 Perusahaan Asuransi Terdaftar di OJK

Khusus untuk perusahaan yang memiliki partner kerja atau klien yang bertransaksi menggunakan mata uang asing akan lebih mengalami kesulitan untuk mengetahui laba-rugi yang dihasilkan dari setiap transaksi.

Untuk itu, mengapa software akuntansi bukan hanya memiliki fitur kemudahan melakukan transfer ke luar negeri dengan biaya admin yang kecil saja, melainkan juga harus memiliki fitur untuk menghitung laba-rugi dari nilai tukar atau dari setiap transaksi.

Secara otomatis, aplikasi akan merekam seluruh riwayat transaksi sekaligus menghitung selisih antara kurs saat melakukan pembayaran tagihan tersebut.

4. Fitur cash flow forecasting

Fitur terakhir yang ada di dalam software akuntansi adalah cash flow forecasting yang berguna untuk mendapatkan prediksi keuangan dengan tepat.

Sebut saja prediksi keuntungan, pendapatan, pengeluaran perusahaan, hingga kemungkinan kerugian perusahaan di masa yang akan datang.

Baca juga: Rekomendasi Loungewear dari Brand Lokal, Bikin Penampilan Jadi Lebih Modis

Dengan prediksi tersebut maka kita jadi lebih selektif saat membuat perencanaan anggaran modal atau anggaran pendapatan perusahaan. Prediksi keuangan ini tentu membantu kita untuk mendapatkan investor.

Pasalnya, para calon investor ini perlu mengetahui apakah perusahaan kita memiliki usia panjang.

Biasanya para calon investor ini akan melihat arus kas perusahaan dan bagaimana cara perusahaan mengalokasikan seluruh dana dan kas perusahaan.

Yang disayangkan adalah belum semua software akuntansi memiliki fitur yang satu ini. Untuk itu, sebelum memutuskan untuk menggunakan salah satu software akuntansi, kita harus lebih bijak dalam memperhatikan fitur-fitur dari aplikasi tersebut. (ADV)