7 Manfaat Menggunakan Aplikasi Presensi Kehadiran untuk Perusahaan

JAKARTA - Pada dasarnya, melacak kehadiran karyawan berguna untuk menilai tingkat kedisiplinan karyawan. Sampai saat ini, keterlambatan ataupun ketidakhadiran dengan alasan yang tidak jelas dari karyawan memang masih salah satu masalah yang diperhatikan oleh perusahaan.

Ketika perusahaan mengabaikan masalah ini, maka produktivitas perusahaan secara keseluruhan akan terpengaruh. Oleh karena itu, perusahaan perlu untuk melacak daftar kehadiran seluruh karyawannya.

Baca juga: 7 Tips Melakukan Update Barang Persediaan Barang Inventaris Kantor dengan Mudah

Seiring dengan perkembangan teknologi, saat ini pencatatan kehadiran karyawan bisa dilakukan secara online melalui aplikasi presensi digital. Sebelum teknologi ini hadir, perusahaan-perusahaan harus melakukannya secara manual menggunakan kertas atau daftar sederhana berisi nama karyawan beserta jam kehadiran mereka.

Hal ini tentu sangat tidak efektif, terlebih bagi perusahaan yang memiliki karyawan dalam skala yang besar. Tim HRD tentu bisa menghabiskan waktu berjam-jam ketika harus membuat laporan terkait informasi tersebut secara manual.

Baca juga: Cerdas Berbisnis dengan Menggunakan Software Akuntansi

Apa yang Dimaksud dengan Aplikasi Presensi Digital?
Aplikasi presensi digital adalah sistem pencatatan daftar kehadiran karyawan yang dapat dilakukan secara online melalui perangkat digital yang terhubung dengan koneksi internet. Perlu Anda ketahui, sistem absensi digital saat ini juga tersedia dengan beragam fungsionalitas.

Jadi, sistem ini tidak hanya akan mencatat daftar kehadiran karyawan saja namun juga mampu membantu tim HRD untuk melakukan beberapa tugas yang lain.

Baca juga: Perbedaan Untung Rugi CBDC dan Cryptocurrency

Beberapa diantaranya seperti:
● Menghitung total jam kerja karyawan baik secara harian, mingguan, atau bulanan.
● Melacak lokasi tim sales bekerja saat berada di lapangan.
● Mengelola jumlah cuti atau izin kerja karyawan.
● Melacak aktivitas karyawan dari layar perangkat desktopnya (screen monitoring)
● Terintegrasi dengan sistem payroll untuk memudahkan proses penggajian karyawan, dan masih banyak lagi.
Dengan berbagai fungsi di atas, tentu sistem absensi digital dengan fitur yang lengkap bisa memudahkan tugas-tugas HRD. Selain itu, sistem ini juga akan menjaga produktivitas karyawan baik untuk mereka yang bekerja secara on-site, hybrid, ataupun remote.
Saat ini, sistem absensi digital tersedia dalam dua jenis, yaitu:
● Absensi digital berbasis on premise: Data-data terkait karyawan yang sudah dikumpulkan akan disimpan di dalam database dan server miliki perusahaan Anda sendiri.
● Absensi digital berbasis cloud: Data-data terkait karyawan yang sudah dikumpulkan akan disimpan di pusat data server dari provider aplikasi presensi digital yang Anda gunakan.
Manfaat Menggunakan Aplikasi presensi Kehadiran

Perkembangan teknologi yang semakin maju, membuat segala hal terasa semakin mudah dengan menggunakan teknologi yang ada. Apalagi dengan munculnya aplikasi presensi kehadiran online, dapat dikatakan sebagai upaya untuk mengatasi berbagai macam kecurangan dalam penggunaan absensi kehadiran secara manual.

Baca juga: Peluit Panjang Komitmen dalam Dunia Persepakbolaan

Aplikasi presensi kehadiran online ini juga dinilai dapat memberikan berbagai manfaat karena mampu memaksimalkan kinerja karyawan. Berikut ini adalah manfaat yang akan didapat dalam penggunaan aplikasi presensi kehadiran.

1. Rekapitulasi Lebih Mudah
Data absensi kehadiran karyawan yang berisikan jam kehadiran dan keterlambatan karyawan idealnya selalu direkap secara berkala. Apabila perusahaan masih menggunakan pencatatan data absensi kehadiran secara manual, maka proses rekapitulasi akan memakan banyak waktu. Apalagi bila ada oknum karyawan yang selalu melakukan kecurangan sehingga data absensi kehadiran menjadi tidak valid. 

Baca juga: Diskusi Kompetensi: Masa Depan LPK, LKP, BLK, dan LSP

Dengan adanya aplikasi presensi kehadiran online, perusahaan tidak perlu lagi repot-repot memindahkan data dari lembaran kertas ke komputer sehingga menjadi lebih mudah dan tidak lagi repot-repot membuang waktu hanya untuk rekapitulasi data absensi kehadiran.

2. Menghemat Biaya Pengadaan Perangkat
Salah satu sarana aplikasi presensi kehadiran karyawan adalah fingerprint. Sistem ini sangat populer, namun perusahaan harus menyediakan anggaran khusus dalam pengadaan perangkat. Belum lagi bila mengalami kerusakan, tentu dibutuhkan teknisi khusus untuk perbaikan dan pemeliharaan yang akan menambah kebutuhan dalam anggaran.

Oleh karena itu, menggunakan absensi kehadiran online dapat menghemat biaya. Karena hanya membutuhkan komputer atau smartphone dalam satu genggaman yang terhubung dengan internet. 

3. Pemantauan Secara Real-time
Keunggulan dari aplikasi presensi kehadiran online ini adalah kemampuannya dalam melakukan pemantauan data secara realtime. Dengan demikian, kehadiran dan keterlambatan dapat dipantau kapan pun dan dimanapun karena tidak perlu memindahkan data ke komputer atau perangkat lainnya. Sinkronisasi data pun mudah karena tersimpan secara otomatis dengan sistem cloud.

4. Perhitungan Jam Kerja Lebih Akurat
Karena bersifat online, maka sinkronisasi waktu setiap perangkat akan sama. Dengan demikian, waktu absensi kehadiran yang tercatat dalam sistem menjadi lebih akurat. Tingkat akurasi dalam sistem absensi kehadiran merupakan poin utama dalam pengukuran kinerja karyawan terutama apabila perusahaan menggunakan kehadiran dan keterlambatan karyawan sebagai pedoman dalam penggajian. 

Baca juga: 5 Manfaat Aplikasi Gudang yang Bisa Bantu Bisnis Berkembang, Apa Saja?

5. Meningkatkan Kinerja Karyawan
Dengan menggunakan aplikasi presensi kehadiran online, waktu yang biasa digunakan untuk melakukan absensi kehadiran di kantor dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja karyawan saat bekerja. Dengan demikian, waktu menjadi efisien dan tidak terbuang sia-sia. 

6. Mempermudah Analisa Kinerja Karyawan
Aplikasi presensi kehadiran online memberikan data real-time yang dapat membantu perusahaan dalam melakukan evaluasi dan menganalisa kinerja karyawan. Hal ini dikarenakan aplikasi presensi kehadiran online akan langsung menyimpan data kedatangan karyawan dalam database perusahaan. Hal ini memungkinkan untuk tidak perlu lagi melakukan rekap absensi kehadiran untuk karyawan yang tidak bekerja di kantor. Data-data ini dapat digunakan oleh perusahaan sebagai salah satu poin penilaian karyawan.

7. Mengurangi Potensi Kecurangan Karyawan
Data dari aplikasi presensi kehadiran online akan diolah secara langsung atau real-time sehingga hasilnya akan sesuai dengan data dari mesin absensi kehadiran kantor. Hal ini tentu dapat mengurangi potensi kecurangan yang dilakukan oleh karyawan pada data absensi kehadirannya. Absensi kehadiran online ini juga dapat mengurangi potensi kecurangan titip absen karena setiap karyawan memiliki akun masing-masing sehingga tidak mungkin digunakan orang lain.

8. Pemantauan Kinerja Karyawan dapat Dilakukan Secara Real-time
Perusahaan dapat memantau kinerja karyawan di manapun secara real-time melalui dashboard yang telah disediakan. Hal ini biasanya dilakukan oleh manajer yang memiliki banyak petugas lapangan, seperti cleaning service, teknisi, kontraktor, dll. yang lebih banyak melakukan pekerjaannya di luar dengan tujuan agar kinerja petugas lapangan dapat maksimal. 

Ada banyak petugas lapangan yang seharusnya dalam 1 hari dapat melakukan kunjungan ke 10 lokasi costumer. Namun jika ketika tidak dilakukan pemantauan, misal petugas hanya melakukan kunjungan ke 5 lokasi saja, hal itu tentu saja merugikan perusahaan, kepercayaan customer menurun, serta kualitas pelayanan perusahaan menurun.

Baca juga: 6 Hal yang Harus Disiapkan untuk Lapor SPT Online

9. Mobilitas dan Efisiensi Tinggi
Bisa dibayangkan ketika jarak kantor dan lokasi kerja 20 km maka karyawan anda harus datang ke kantor terlebih dahulu kemudian baru ke lokasi pekerjaan. Cara tersebut  akan menghabiskan waktu berapa lama untuk menyelesaikan 1 pekerjaan saja??
Namun dengan adanya aplikasi absen yang dapat diakses di mana pun dan kapan pun menggunakan smartphone. Mereka tidak perlu datang ke kantor terlebih dahulu kemudian antri, dan membuang-buang waktu yang cukup banyak untuk melakukan absensi. Cukup langsung datang ke lokasi kerja yang telah ditentukan, kemudian melakukan absensi di smartphone masing-masing karyawan dan dapat langsung melakukan pekerjaan. Simple bukan?

Beberapa manfaat di atas dapat perusahaan Anda dapatkan apabila menggunakan aplikasi presensi kehadiran online. Kami merekomendasikan Anda untuk menggunakan aplikasi presensi kehadiran milik Talenta yang sudah terpercaya dan menjadi pilihan banyak perusahaan terkemuka di Indonesia. 

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi kehadiran, dan performance appraisal.

Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing.

Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Baca juga: Aplikasi Gaji Karyawan Terbaik Talenta by Mekari

Kelebihan Talenta by Mekari:
1.       Fitur yang Disajikan Sangat Berlimpah
Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya :
• Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
• Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
• Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
• Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

2.        Kostumisasi yang Sangat Terperinci
Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

3.        Tim Support yang Efektif dan Responsive
Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.

Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.

Baca juga: Aplikasi ERP: Definisi, Fungsi dan Kegunaanya untuk Perusahaan

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Anda bisa lihat website resminya di https://www.talenta.co/ dan pilihlah produk serta layanan mana yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda! (Adv)